Dokumentem świadczącym o zaistnieniu „zdarzenia gospodarczego” jest np. rachunek faktura VAT. Jak wynika z badań właściciele firm z sektora MŚP najczęściej decydują się na samodzielne prowadzenie ksiąg z powodu ograniczenia kosztów. Miedzy innymi właśnie dla nich powstały specjalne programy służące między innymi do wystawiania faktur VAT, zarządzania nimi oraz obsługi księgowej firmy. Tego rodzaju aplikacje można nabyć w sklepie i zainstalować na stałe w komputerze, bądź używać bezpłatnych wersji online.
Należy mieć świadomość, że obsługa faktur to bardzo żmudny oraz pracochłonny proces, dlatego też opłaca się zainwestować w jego optymalizację. Dokumenty rozliczeniowe przyjmuje się, sprawdza pod względem poprawności merytorycznej i finansowej, następnie księguje, opisuje, przekazuje do zatwierdzenia, a na koniec zarchiwizuje. Mnóstwo tych cennych dokumentów jednak potrafi się zgubić – giną lub przepadają w stosach druków w szufladach, a nawet (przez pomyłkę) w niszczarkach.
Co miesiąc trzeba obsłużyć całe tony bardzo ważnych papierów, dlatego z pomocą może przyjść defekowane do takich celów oprogramowanie, jak np. Kofax. Ten specjalistyczny specjalne program do wykonywania skanów, które posiada mnóstwo profesjonalnych funkcji, m.in. kompresji, polepszania jakości dokumentów w technologii VRS, masowego skanowania, odczytu kodów kreskowych i 2D, a ponadto posiadaj wiele innych sprytnych cech.
W szeregu kolejnych czynności, takich jak obieg faktur (http://www.efematic.pl/rozwiazania/60) pomogą z kolei programy takie jak SAP czy ELOF (Elektroniczny Obieg Faktur). Te systemy elektroniczne uproszczają i wyraźnie usprawnianą cały proces: opisywanie, zatwierdzanie i akceptowanie faktur oraz ich obieg. O ile system SAP jest mocno rozbudowany w swojej funkcjonalności, tak na rynku i w sieci jest jeszcze całe mnóstwo innych, znacznie prostszych programów. Wystarczy wybrać odpowiedni dla potrzeb prowadzonej działalności, odbyć krótkie szkolenie, by zacząć samodzielną pracę z aplikacją.